معرفی ابزار: آیا برای مدیریت زمان انجام کارها آماده‌اید؟ از GTD چه می‌دانید؟

برای مدیریت زمان روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی وجود دارد، در این مطلب سعی کردم که یکی از جدیدترین، ساده‌ترین و کاراترین تکنیک مدیریت زمان که به روش مدیریت زمان دیوید آلن (GTD (Getting Things Done معروف است، تعریف شده و توضیح داده شود.

این تکنیک مدیریت زمان و کار‌ها توسط یک مشاوره مدیریت بهره وری به نام دیوید آلن (David Allen) توسعه یافته است. این تکنیک بر مبنای این ایده که وظایف و پروژه‌های برنامه‌ریزی شده خارج از فکر و ذهن نمود یابند و به صورت اقلام کاری قابل اجرا (actionable) تفکیک و تجزیه شده و مکتوب شوند، شکل گرفته است. این تکنیک کمک می‌کند که روی اقدام کردن روی یک وظیفه (task) تمرکز شود به جای اینکه آن‌ها را بازخوانی (recall) یا جستجو شوند. این تکنیک مدیریت زمان از پنج مرحله به نام‌های:

  • بدست آوردن (capture)
  • شفاف و صریح کردن(clarify)
  • سازماندهی کردن(Organize)
  • تفکر و تعمق کردن(reflect)
  • درگیر و فعال شدن(engage)

تشکیل شده است.

بدین معنی که هرگاه همه چیزها (Stuff) یا در یک صندوق ورودی (inbox) بدست آمده و مشخص شده‌اند، هر چیز یا قلم از کار باید صریح و شفاف مشخص شود، سپس این اقلام با پرسش و پاسخ‌هایی که در شکل زیر نشان داده شده‌اند باید سازماندهی شوند و در نتیجه این پرسش و پاسخ‌ها هرکدام از اقلام کار باید در یکی از هشت حالتی که در زیر که مربوط به جریان کار تکنیک مدیریت زمان GTD است، قرار گیرد. هشت حالات اقدام یا عمل موارد زیر هستند:

  • دور انداخته شوند
  • در فهرست انجام شاید روزی قرار گیرند
  • در یک سیستم بایگانی ارجاع تمیز قرار گیرند
  • در فهرست وظایف کار‌ها قرار گیرند (اگر در حالت ناکامل یا بصورت پروژه‌ای که چند مرحله لازم دارد باشد)
  • سریعاً انجام و کامل شوند (در کمتر از ۲ دقیقه)
  • به کسی انجام آن محول شود (می‌توانید فهرستی به نام “لیست انتظار… ” درست کنید
  • در فهرست اقدام بعدی براساس شرایط قرار گیرد
  • در تقویم کار شما قرار گیرد

این صندوق‌های ورودی کار‌ها باید هر روز یا نهایت هر هفته خالی شوند. در واقع این صندوق ورودی نباید لیست کار‌هایی که باید انجام گیرد باشد.

تکنیک مدیریت زمان GTD چیست؟

در مرحله بعد این کار‌ها وارد مرحله تفکر و تعمق (reflect) می‌شوند. پروژه‌های چند مرحله‌ای که در بالا تعریف شده‌اند باید یک خروجی مطلوب داشته و یا وارد مرحله اقدام بعدی (next action) شوند. در نهایت یک کاروظیفه از لیست وظایف کار‌های شما اجرا و انجام می‌شود مگر اینکه تقویم شما چیز دیگری را معین کرده باشد. شما انجام یک کاروظیفه را با لحاظ کردن موقعیت خود، زمان موجود، انرژی موجود و اولویت انتخاب می‌کنید.

برخلاف بسیاری از نظریه‌های تصمیم‌گیری، هدف‌گذاری و مدیریت زمان که مسیر بالا به پایین را دارند، این تکنیک و روش مدیریت زمان در جهت مخالف عمل می‌کند. دلیل آن این است که برای هر فردی تمرکز روی یک هدف کلی‌تر و کلان‌تر دشوار است، اگر نتوانند کار‌ها و وظایف روزمره را بطور مناسب کنترل و مدیریت کنند. در واقع با استفاده از این سیستم که ورودی‌های روزمره از کارهاوظایف را مدیریت می‌کند، فرد می‌تواند از مشغله و فضای ذهنی خود کاسته و به سطح یا مرحله بعد انجام کار برود.

یکی از مزیت‌های روش مدیریت زمان جی تی دی وابسته نبودن آن به فناوری هاست. البته بسیاری از سیستم‌های مدیریت زمان و مدیریت وظایف و پروژه‌ها از این روش و تکنیک بهره برده‌اند، اما دیوید آلن اساس این روش‌شناسی مدیریت زمان را بر مبنای ترسیم روی یک کاغذ گذاشته است تا ساده و آسان باشد.

روش مدیریت زمان و وظایف GTD از دو منظر تعریف می‌شود. یک منظر کنترل یا انجام کار‌ها است که در بالا توضیح داده شد و منظر دیگر مربوط به نگرش (perspective) شما به کار‌ها، وظایف و پروژه هاست. در واقع همان‌طور که در بالا توضیح داده شد در این نگرش سعی می‌شود به جای اینکه ورودی‌ها و داده‌های کلان مورد توجه قرار گیرند، داده‌ها از سطح خرد و به ترتیب زیر موردتوجه قرار می‌گیرند تا ذهن شما با داده‌های ورودی که باید برمبنای آن‌ها تصمیماتی بگیرید، بمباران نشده و مشغول نشود.

بطورخلاصه روش مدیریت زمان جی تی دی مبتنی بر ذخیره کردن، ردگیری رهگیری، بازیابی اطلاعات مربوط به کار‌هایی که باید انجام شوند، می‌باشد. بسیاری از مشغله‌ها و موانع ذهنی ما ناشی از عدم برنامه‌ریزی از پیش است. یعنی از پیش فکر کردن، تهیه فهرستی از اقدامات و کار‌هایی که بعد‌ها باید بدون برنامه‌ریزی از قبل انجام گیرد. یکی از مشکلات ما این است که سیستم یادآوری مغز و ذهن ما ناکارآمد بوده و به ندرت انجام کار‌هایی که باید انجام دهیم را به ما یادآوری می‌کند. وجود مراحلی مانند اقدام بعدی (قسمت Context نمودار) یک سیستم حمایتی به منظور اطمینان از همین یاداوری برای ذهن ما در زمان مناسب و درست است.

نکاتی برای بهبود کارایی خود:

۱) مهم‌ترین کارها (م ت ک): در آغاز روز یا شب قبل، سه کار از مهمترین ۴ کاری که باید در روز آینده انجام دهید مشخص کنید. آنها را اول از همه انجام دهید. حتی در پایان روز اگر نتوانید کار دیگری غیر از آن سه تای اصلی انجام دهید، روز مفیدی را گذرانده‌اید.
۲) طرحهای بزرگ: طرحهایی که شما در هر فرصت اضافه‌ای به سراغشان می‌روید. طوری برنامه‌ریزی کنید که بصورت روزانه یا هفتگی وقتی اختصاص دهید و این سنگ بزرگ را به تدریج به جلو برانید.
۳) صفر کردن صندوق پست: هر ایمیلی را که به‌دستتان می‌رسد همان لحظه بخوانید و درباره آن تصمیم بگیرید. باید آن را پاک کنید؟ در لیست قرار دهید یا برای آن نیاز به یک منبع دارید؟ آن را در پوشه دیگری بگذارید. فقط صندوق پست را هر روز صفر کنید و به روز دیگر موکول ننمایید.
۴) زودتر از خواب برخیزید: با یک ساعت زودتر از خواب برخاستن، یک ساعت مفید به زندگی‌تان آغاز کنید. یک ساعت قبل از هر شخص دیگری.
۵) خلق ایده: عمل تولید ایده‌های متنوع بدون ویرایش یا سانسور خودتان. خیلی از مردم برای این کار از نقشه‌های ذهنی استفاده می‌کنند. به چیز یا فکری که قرار است شکل بگیرد بچسبید و از میانه، آن را دنبال کنید و شروع کنید هر چه به ذهنتان می‌رسد را بنویسید. زیرمجموعه‌ها و موضوعات ریز و درشت آن را بسازید. به این توجه نکنید که ایده‌ها خوبند یا نه؟ فقط آنها را از ذهنتان بیرون بکشید. بعد از مدتی خودتان از ایده‌های نو خلاقی که بدست می‌آورید تعجب خواهید کرد.
۶) شکار لحظه‌ها: همیشه چیزی برای یادداشت برداری با خود داشته باشید مثل کاغذ و خودکار، یا PDA یا یک بسته کارت که برای همین کار استفاده شده.
هر فکری را که به ذهنتان می‌رسد شکار کنید هر چیزی مثل ایده، طرحی برای پروژه، قرار ملاقاتی که فکر می‌کنید به آن نیاز است یا حتی خریدی که باید از فروشگاه انجام دهید. منظم بررسی‌اش کنید و هر چیزی را به جایی که به آن تعلق دارد انتقال دهید.

۷) خواب بیشتر: خواب برای سلامتی، یادگیری و هوشیاری ضروری است. تحقیقات نشان می‌دهد بدن در طول نود دقیقه به یک چرخه خواب کامل فرو می‌رود پس خواب کمتر از آن تاثیری مانند خواب واقعی نخواهد داشت البته حال شما را بهتر خواهد کرد. هر شب هشت ساعت بخوابید. به خواب به چشم یک لذت نگاه کنید نه به چیزی که مجبورید انجام دهید یا جزو تفریحات غیرجدی است.

۸) قورباغه را قورت بده: کاری را که بیشتر از همه از آن بدتان می‌آید اول انجام دهید. بر اساس این نظریه که اگر اولین چیزی که صبح می‌خورید قورباغه باشد، بقیه روز به آن بدی نخواهد بود!

۹) دسته بندی کردن کارها: کارهای همانند را یکباره با هم انجام دهید. برای مثال ایمیل‌ها را در طول روز و تک و توک نخوانید. بجایش یک ساعت را اختصاص دهید و همه ایمیل‌ها را یکجا بخوانید این کار را برای پیغام های صوتی، فایل بندی‌ها و غیره نیز انجام دهید

۱۰) زنجیره را نشکن: برای دنبال کردن اهداف روزانه‌تان از یک تقویم استفاده کنید. یک روز برای ورزش، یک روز تصمیم می‌گیرید هزار لغت بنویسید و غیره. هر روز این زنجیره بزرگتر می‌شود و آن را تا حد ممکن نشکنید تا به موفقیت مطلوب برسید.
۱۱) بررسی: وقتی در نظر گرفته و هر هفته با خودتان آنچه انجام دادید و آنچه مربوط به هفته بعد است را بررسی کنید و اگر کار جدیدی قرار است اضافه شود آن کار را وارد برنامه کنید.
۱۲) نقش‌ها: هر کسی در زندگی‌اش نقش‌های متفاوتی بازی می‌کند برای مثال یک نفر می‌تواند در زندگی شخصی‌اش معلم، دانشجو، همسر، فرزند، برادر، عمو و .. باشد. درک درست از هر نقش و آموختن جداسازی این نقش‌ها در همه حال، برای ایجاد توازن در زندگی ضروری است تا شما را به هدف نزدیکتر کند.

۱۳) غرق شدن در کار: این حالت زمانی اتفاق می‌افتد که شما آنقدر جذب کار شدید که از گذشت زمان آگاه نیستید و گویا کار بصورت خودکار جلو می‌رود. رهایی از این وضعیت بصورت هوشیارانه سخت است اما می‌توان شرایطی را پیش‌بینی کرد که مانعی در مسیر گذاشته شود تا شما به خود بیایید و مقداری آرامش و استراحت داشته باشید.
۱۴) ایجاد محیط شخصی: می توانید در حال کار یک هدفون در گوش خود بگذارید مردم وقتی کسی را با هدفون می‌بینند کمتر مزاحمش می‌شوند. لازم نیست حتما موسیقی گوش بدهید، فقط خودتانید که می‌دانید چرا هدفون در گوش دارید!
۱۵) حافظه کتبی: به حافظه خود اعتماد نکنید و از همه چیز یادداشت بردارید، این واقعا کمک می‌کند. با مغز خود فکر کنید و با یادداشت منبعی داشته باشید که بتوان به آن رجوع کرد یا مسیر را دنبال کرد.
۱۶) اجازه خطا کردن: به خود اجازه خطا بدهید. این فکر را رها کنید که هر کاری را در بار اول باید کامل و بی‌نقص انجام داد. به خود قول بدهید که برگردید و درستش کنید!
۱۷) تمپلیت یا قالب آماده: برای کارهایی که همواره تکرار می‌شود یک قالب بسازید مثل پاسخ ها به مشتری، پست وبلاگ و غیره.
۱۸) لیست Not to do: این بار لیستی تهیه کنید از کارهایی که نباید انجام شوند زیرا به روند کار لطمه می‌زنند مثلا نباید در حین کار بصورت آن لاین بازی‌های فلش انجام دهید! یا مرتب به فیس بوکتان سر بزنید*

معرفی ابزار: هرچیزی در جهان خلقت با مایندمپ قابل تحلیل است

نقشه ذهنی یا مایندمَپ، یک روش گرافیکی برای نشان دادن ایده‌ها و مفهوم‌ها است؛ ابزاری برای بصری فکر کردن که مرتب کردن اطلاعات را آسان‌تر می‌کند و به شما در تحلیل، درک، ترکیب، به‌یادآوری و تولید ایده‌های جدید کمک می‌کند.

درست مثل هر ایده‌ی فوق‌العاده‌ی دیگری، قدرت نقشه ذهنی هم در سادگی آن است.
در یک نقشه ذهنی برخلاف یادداشت‌برداری سنتی یا نوشته‌های پیوسته، اطلاعات به شکلی مرتب می‌شوند که خیلی شبیه به طرز کار واقعی مغز است. از آنجایی که کشیدنِ مایندمپ یک فعالیتِ هم تحلیلی و هم هنرمندانه است، مغزتان را به شکل عمیقی درگیر می‌کند و به عملکردهای شناختی آن کمک می‌کند. بهتر از همه اینکه کار لذت‌بخشی است.
ولی اصلاً یک نقشه‌ی ذهنی چه شکلی دارد؟ به‌جای توضیح دادن، بهتر است برایتان یک مثال بزنم:

این مایندمپ اتفاقاً درباره‌ی خودِ مایندمپ است که بخش‌های اصلی یک نقشه ذهنی و تکنیک‌هایی برای کشیدن آن را نشان می‌دهد. البته قبول دارم که در نگاه اول ممکن است کمی درهم و برهم به‌نظر بیاید، ولی زود قضاوت نکنید. وقتی توانستید عادتِ قدیمی نت‌برداری به روش خطی و پیوسته را ترک کنید، دیگر پشت سرتان را هم نگاه نمی‌کنید.

کاربردها و فایده‌ها
فکر می‌کنم تا همین حالا هم فایده‌ی مایندمپ‌ها و اینکه چرا به کارتان می‌آیند را فهمیده باشید. مایندمپ با به حرکت انداختن قوه‌ی خلاقیت‌تان و لذت‌بخش کردن یادداشت‌برداری، شما را از خطی و بی‌رنگ‌ورو تصور کردنِ ایده‌ها دور می‌کند.
ولی مایندمپ‌ها را برای چه‌کارهایی می‌توانیم استفاده کنیم؟

  • یادداشت برداری
  • طوفانِ فکری (برِین‌استورمینگ)؛ چه فردی و چه گروهی
  • حل مسأله
  • یادگیری و به‌خاطر سپاری
  • برنامه‌ریزی
  • جمع‌آوری و تثبیت اطلاعات از منبع‌های مختلف
  • ارائه‌ی اطلاعات
  • درک بهترِ موضوع‌های پیچیده
  • به‌کار انداختن قوه‌ی خلاقیت

نام‌بردنِ همه‌ی کارهایی که می‌شود از مایندمپ در آن‌ها استفاده کرد خیلی سخت است. واقعیت این است که مایندمپ‌ها می‌توانند تقریباً در هر زمینه‌ای به شما تصور واضح‌تری بدهند. مثلاً در مسأله‌های شخصی، خانوادگی، تحصیلی یا کاری، یا حتی در برنامه‌ریزی برای زندگی، خلاصه‌کردن کتاب‌ها، آماده شدن برای شروع پروژه‌ها، طرح‌ریزی و ارائه‌ی پرزنتیشن‌ها، نوشتن پست‌های وبلاگ، و تقریباً در هرچیز دیگری مایندمپ کشیدن می‌تواند کار شما را آسان‌تر کند.
چطور یک مایندمپ بکشیم؟
کشیدن مایندمپ خیلی آسان است:

از وسط یک صفحه‌ی سفید شروع کنید و ایده‌ای را که قرار است بسط بدهید بنویسید یا بکشید. پیشنهاد می‌کنم برای این کار، صفحه را به‌صورت افقی جلویتان بگذارید .
با اضافه‌کردن ایده‌های فرعی و وصل کردن آن‌ها به ایده‌ی مرکزی با خط، مایندمپ را در اطراف آن بسط بدهید.
همین مسیر را برای ایده‌های فرعی هم تکرار کنید: تا جایی که لازم است ایده‌های فرعی سطح پایین‌تری ایجاد کنید و هرکدام از آن‌ها را به ایده‌های فرعی مرتبط در سطح قبلی وصل کنید.

چند توصیه‌ی دیگر:

از رنگ‌ها، شکل‌ها و علامت‌ها زیاد استفاده کنید و تا می‌توانید بصری کار کنید؛ مغزتان بعداً به‌خاطر این کار از شما ممنون می‌شود. من آدم‌هایی را دیده‌ام که به بهانه‌ی اینکه «هنرمند نیستند» حتی سعی هم نمی‌کنند. نگذارید این فکر، جلوی شما را بگیرد.
عنوانِ ایده‌ها را تا جایی که می‌توانید کوتاه نگه‌دارید؛ در حد یک کلمه یا حتی فقط تصویر. ممکن است مخصوصاً در اولین مایندمپ‌هایتان تمایل شدیدی داشته باشید که برای ایده‌ها جمله‌‌های کامل بنویسید. ولی سعی کنید همیشه دنبال فرصتی باشید که آن‌ها را تا حد یک کلمه یا شکل کوتاه کنید. با این کار، مایندمپ‌تان تا حد زیادی اثرگذارتر می‌شود.
از اندازه‌ها، رنگ‌ها و چینش‌های مختلف برای متن‌ها استفاده کنید. از خط‌هایی با ضخامت‌ها و طول‌های مختلف استفاده کنید و تا می‌توانید نشانه‌های بصری را برای تأکید روی نکته‌های مهم به‌کار ببرید. هرکدام از این کارهای کوچک کمک می‌کند تا مغزتان بیشتر درگیر شود.

حرف آخر

نقشه ذهنی یک مبحث فوق‌العاده جذاب و گسترده است و در این پست فقط به قسمت کوچکی از آن پرداختیم. اگر راهنمایی‌های بیشتری می‌خواهید، ویکی‌پدیا همیشه نقطه‌ی شروع خوبی است. مایندمپ کشیدن برای من خیلی هیجان‌انگیز است، و یکی از مهم‌ترین انگیزه‌هایم برای وبلاگ نویسی است. تا می‌توانید مایندمپ کشیدن را تمرین کنید. به نکته‌های کاربردی‌ای که خواندید توجه کنید و خودتان نتیجه را ببینید. خیلی هم نگرانِ «درست» انجام دادنش نباشید؛ سعی کنید از آن لذت ببرید.

از اینجا برای ساخت مایندمپ کمک بگیرید

این هم یک مایندمپ فوق‌العاده‌ی دیگر از مرکزِ بوزان استرالیا درباره‌ی خلاقیت؛ برای اینکه ایده بگیرید!